Les avantages de l'externalisation de la paie

L’externalisation de la paie consiste à confier le processus de gestion de votre paie à un prestataire spécialisé.

Celui-ci s’occupe de l’établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales obligatoires (DSN), et le cas échéant de tout document nécessaire en cas d’un événement RH, notamment : embauche, départ et changement de contrat.

Notre vision :

Gestion de la paie des salariés

Qu’est ce que

l’externalisation de la paie ?

La gestion de la paie des salariés peut être réalisée en interne dans l’entreprise mais également sous traitée par un prestataire extérieur. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie !

De plus, le prestataire externe se charge de réaliser une veille juridique et réglementaire efficace, donnant ainsi la garantie d’une paie fiable et conforme aux dernières normes en vigueur française.

Il faut que vous sachiez quelque chose d’important, l’externalisation de la paie s’installe depuis quelques années dans l’ère de la dématérialisation, et cette tendance est encore plus marquante depuis la crise sanitaire de 2020 liée à la COVID19. La gestion de la paie devient un métier complexe qui nécessite des compétences de plus en plus élevées, son périmètre d’intervention ne cesse d’évoluer dans un environnement réglementaire complexe et changeant.

Aujourd’hui, la production de la paie demande un investissement considérable pour les entreprises, et la gestion de la paie reste incontestablement un indicateur clé important pour les employeurs.

Si vous devez retenir une chose

s’appuyer sur une société spécialisée pour externaliser la gestion de votre paie vous garantira plusieurs avantages :

Gagner en temps et en performance :

Libérer le temps consacré à la gestion de vos paies pour vous consacrer à la stratégie de votre entreprise, au développement commercial, ou simplement à des tâches avec une meilleure valeur ajoutée.

Réduire vos coûts et être plus rentable :

Aucun frais de recrutement et de formation à prévoir et plus aucun coût d’achat, ni de maintenance liée au logiciel de paie. L’externalisation de la paie peut générer une économie importante de 20 à 30%.

Gagner en réactivité, fiabilité et sérénité :

Ce n’est pas un secret de savoir que la France a la paie la plus complexe au monde ! Une veille juridique maitrisée, une interprétation juste des nouvelles règlementations et un professionnalisme sans faille, vous garantiront une externalisation fiable et de qualité.

Quel est le délai à prévoir pour la reprise de mon dossier ?

Cela va dépendre de la quantité de paies à reprendre, des spécificités de votre entreprise et de la date à laquelle vous souhaitez démarrer le contrat. Nous mettons tout en œuvre pour réaliser des reprises rapidement, mais nous prévoyons un délai minimum de 2 semaines afin de réunir l’ensemble des éléments et réaliser un audit fiable et sérieux.
Est-il possible de reprendre mon dossier en cours d’année ?

Bien sûr ! Il est tout à fait possible pour notre équipe de réaliser une reprise en cours d’année.
De quels documents avez-vous besoin pour intégrer mon dossier paie ?

La liste des documents à nous remettre pour l’externalisation de vos paies est accessible sur notre site Rubrique « Nos solutions Paie » en bas de page. Nous vous transmettrons cette fiche de reprise dès notre première prise de contact.
La reprise du dossier impose un fichier DSN au format XLM, où puis-je le trouver ?"

Si jusqu’ici vos paies étaient réalisées en interne, la personne chargée des déclarations mensuelles (DSN) pourra surement vous orienter sur le sujet, voire vous remettre ce fichier XLM directement. Si votre paie était externalisée dans un cabinet comptable ou chez un prestataire indépendant, je vous invite à contacter votre interlocuteur dédié afin qu’il puisse vous envoyer ce fichier XLM.
La DSN, c’est quoi exactement ?"

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un support de transmission des données employeurs qui permet de déclarer et de payer les cotisations dues aux différents organismes sociaux. Cette déclaration est unique, mensuelle et dématérialisée afin de simplifier, fiabiliser et sécuriser les obligations sociales. Toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de la sécurité sociale et qui emploient des salariés sont concernées par la DSN. Les entreprises ayant plusieurs établissements doivent réaliser une DSN pour chacun d’eux. Cette déclaration doit être effectuée mensuellement avant le 5 du mois pour les entreprises d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail. Et avant le 15 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus en décalage de paye et les entreprises de moins de 50 salariés.
J’ai besoin de modifier un élément de paie alors que vous m’avez communiqué les bulletins de paie définitif, que dois-je faire ?"

Dés lors que les virements de paie ont été réalisé et que nous vous avons transmis les bulletins, nous ne réalisons plus de modification sur la paie en cours. Après la clôture de paie, nous pourrons effectuer une régularisation sur le mois suivant, que ça soit en faveur ou défaveur du salarié
Quel est le délai de traitement pour obtenir les paies ?

En fonction de la taille de votre entreprise et de ses spécificités, nos délais varient entre 2 et 5 jours de traitement à la réception des éléments variables de paie. Par la suite, nous vous remettons les montants à verser aux salariés ainsi que leurs bulletins de salaire.
Un nouvel embauché constate que son taux de prélèvement à la source n’est pas celui indiqué sur le site impôt.gouv, comment cela est-il possible ?"

Dés lors qu’un salarié est embauché dans une entreprise, son taux de prélèvement à la source (PAS) n’est pas encore connu par son nouvel employeur. Ainsi, un taux « non personnalisé » est appliqué par défaut en fonction de son salaire en attendant que la transmission du bon taux soit générée par l’administration fiscale. L’employeur est le « collecteur » du prélèvement à la source, toutefois, si le taux était trop élevé et qu’un remboursement doit être réalisé au salarié, c’est directement l’organisme des impôts qui réalisera cette opération en temps voulu.
Je souhaite embaucher un alternant, à quelles aides puis-je prétendre ?"

Dans le cadre du plan de Relance "1 jeune1solution", les entreprises qui embauchent, un jeune âgé de 16 ans au moins et 30 ans révolus en contrat d'apprentissage et (jusqu’à 29 ans révolus pour les contrats de professionnalisation), peuvent bénéficier d'une aide aux employeurs d'apprentis, versée par l'Etat. Ce dispositif s'adresse aux entreprises qui recrutent des salariés en contrat d’apprentissage ou professionnalisation conclu entre le 1er juillet 2020 et le 30 juin 2022 préparant un diplôme jusqu’au master (bac+5) Les entreprises qui peuvent bénéficier de ce dispositif : Les entreprises de moins de 250 salariés, sans condition, Les entreprises de 250 salariés et plus à la condition qu’elles s’engagent à atteindre un seuil de contrats d’alternance ou de contrats favorisant l’insertion professionnelle dans leur effectif : au 31 décembre 2021 pour les contrats d'apprentissage conclus entre le 1er juillet 2020 et le 31 mars 2021 au 31 décembre 2022 pour les contrats d'apprentissage conclus entre le 1er avril et le 30 juin 2022. Le montant de l’aide financière est de 5000€ pour l’embauche d’un alternant mineur et 8000€ pour l’embauche d’un apprenti majeur.

Rappelez-vous bien de ceci

La sous-traitance de la gestion de votre paie par un cabinet d’experts

est un grand avantage :

Elle permet de vous déresponsabiliser de cette lourde mission et de vous libérer totalement de ses contraintes attenantes pour vous concentrer véritablement sur votre « cœur de métier » tout en assurant une qualité de service professionnel, efficace et fiable.

Mais, réussir l’externalisation de votre paie nécessite de réaliser en amont un audit de la gestion actuelle de votre paie. Pour cela, faites confiance à nos experts COLABPRO, un gestionnaire de paie sera dédié à cette mission de sous-traitance et vous garantira un accompagnement personnalisé ainsi qu’une expertise maitrisée.

La préparation et la réalisation de votre Paie

Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la gestion de la paie demande une importante préparation en amont, elle est une décision clé dans la gestion d’une entreprise. La démarche débutera par deux étapes importantes :

Le choix du prestataire de paie, qui dépendra de la taille, des besoins et des attentes de l'entreprise.

La préparation du dossier paie, afin de faciliter le démarrage de l'externalisation.

Certaines solutions de paie permettent la création d’un dossier paie par l’import du dernier fichier DSN, cette démarche est un gain de temps à prendre en compte.

A la suite de la mise en place du dossier, l’entreprise prestataire de paie pourra débuter l’établissement des bulletins de paie. Chacune des parties aura ses rôles et ses responsabilités.

Voici son fonctionnement :

Récolte et transmission des éléments variables de paie par l'entreprise cliente

Saisie des éléments reçus, contrôle des paies et déclarations des charges sociales et patronales par le prestataire paie

Transmission des états de virements et des bulletins de salaire à l'entreprise cliente

L'entreprise cliente procède au paiement des salaires en fonction des états reçus

La responsabilité de la paie incombe à celui qui la produit. Dans le cas de l'externalisation de la paie, la responsabilité incombe à l'entreprise prestataire.

Mais, si l'erreur de paie est due à une absence d'information ou une information erronée de la part du client, la responsabilité incombe alors à l'entreprise cliente.